Strona Główna › Przydatne pojęcia › 10 zasad Kaizen

10 zasad Kaizen | Fot. Pixabay

10 zasad Kaizen

Kaizen jest japońskim słowem oznaczającym "ciągłą poprawę". Składa się z dwóch słów: kai, które oznacza zmianę, oraz zen oznaczającego dobry. Jest to filozofia wywodząca się z kultury japońskiej oraz tamtejszej praktyki zarządzania.

Kaizen odnosi się do procesów i działań, które nieustannie poprawiają funkcjonowanie systemu (np. w biznesie). Kaizen usprawnia ujednolicone programy i procesy, aby wyeliminować marnotrawstwo. Zasady kaizen są stosowane przede wszystkim w biznesie, ale też w psychoterapii, coachingu, rządzeniu państwem, opiece zdrowotnej, bankowości i wielu innych branżach.

Kaizen po raz pierwszy był praktykowany w japońskich firmach po II wojnie światowej. Wykreowany został częściowo pod wpływem firm amerykańskich oraz szkoleniowców od zarządzania jakością. Przede wszystkim jednak kaizen stanowi część tzw. The Toyota Way (Droga Toyoty) – zbioru zasad i zachowań leżących u podstaw podejścia menedżerskiego w firmie Toyota Motor Corporation.

10 zasad Kaizen

Podstawą filozofii kaizen są dwie zasady: ulepszanie oraz zmiany jako stale toczący się proces. Praktycy kaizen koncentrują swoją uwagę na szczegółach i nieustannym ulepszaniu swoich działań (tudzież produktów czy usług firmy). Dokonują tego za pomocą tzw. metody małych kroków.

Zgodnie z filozofią kaizen, każdego dnia należy wprowadzać jakieś drobne zmiany, które będą znacząco wpływały na prowadzone działania. Dzięki temu cały czas, krok po kroku, można zbliżać się do realizacji swoich celów.

Dużą zaletą filozofii kaizen jest to, że uczy ona systematyczności oraz cierpliwości. W ten sposób każdy może działać w oparciu o solidne fundamenty pozwalające utrzymać się na ścieżce rozwoju. Poza tym kaizen pomaga w skuteczny sposób walczyć z prokrastynacją – jednym z największych wrogów sprawnego działania.

10 zasad kaizen

Filozofia kaizen opiera się na dziesięciu zasadach. Oto one:

1: W obliczu trudności pojawia się mądrość.

Zasada ta znana jest również w formie: Problemy stwarzają możliwości. Chodzi o to, że każdy pojawiający się problem stanowi jednocześnie okazję do rozwoju i poprawy wydajności.

2: Pytaj "dlaczego?", dopóki nie znajdziesz przyczyny.

Specjaliści zalecają zadawać pytanie "dlaczego" co najmniej pięć razy. Chodzi o to, by zawsze zdobyć jak najwięcej informacji i móc skutecznie rozwiązywać pojawiające się problemy.

3: Poszukuj mądrości dziesięciu osób, a nie wiedzy jednego.

Tak naprawdę powinieneś przyjmować wiedzę od każdego, kto jest chętny się nią dzielić. A nawet od osób, które się nie chcą nią dzielić, lecz z analizy ich postępowania można wysnuć konkretne wnioski.

4: Myśl, jak coś zrobić, a nie dlaczego nie można tego zrobić.

Zawsze, ilekroć pojawi się jakiś problem, należy szukać sposobów jego rozwiązania, a nie załamywać ręce w bezsilności.

5: Odrzucaj konwencjonalne, stałe modele myślenia.

Nie akceptuj bezrefleksyjnie ustalonego stanu rzeczy. Szukaj luk i błędów oraz sposobów dokonywania ulepszeń.

6: Nie usprawiedliwiaj się, kwestionuj aktualne praktyki.

Wymówki zawsze są błędnym postępowaniem, należy ich unikać. Zamiast tego trzeba działać i zawsze szukać rozwiązań.

7: Nie szukaj perfekcji; zrób to od razu, nawet jeśli zrealizujesz tylko 50%.

Zamiast oczekiwać, że zrobisz coś w sposób idealny, skup się raczej na poszukiwaniu jak najprostszych rozwiązań. Są one o wiele bardziej w zasięgu ręki.

8: Nie wydawaj pieniędzy na rozwiązania – korzystaj z mądrości.

Niektórzy ludzie idą na łatwiznę i wolą wydać pieniądze, by ktoś za nich rozwiązał konkretny problem. Jednakże o wiele lepszą drogą jest samodzielne szukanie rozwiązań i korzystanie z własnej mądrości, a nawet zwyczajnego sprytu.

9: Jeśli popełnisz błąd, koryguj go natychmiast.

Popełniając błąd, nie wolno odkładać na później działań zmierzających do jego naprawienia. W ten sposób można bowiem doprowadzić do  zmniejszenia wydajności. Poza tym jeden niesprawnie działający element systemu zacznie, prędzej czy później, wpływać negatywnie na pozostałe.

10: Ulepszeniom nie ma końca.

Słowo kaizen możemy tłumaczyć jako "ciągłą poprawę". Założenia tej filozofii postulują, że usprawnień można dokonywać praktycznie bez końca i nigdy nie wolno zaprzestawać analiz działającego systemu w celu odnalezienia elementów mogących zostać poprawionymi.

Rodzaje kaizen

Wyróżniamy dwa rodzaje kaizen:

1. Kaizen procesu

W tym przypadku chodzi o usprawnienie pojedynczych stanowisk pracy poprzez ciągłe wprowadzanie drobnych ulepszeń, wymagających stosunkowo niewielkiego wysiłku wdrożeniowego.

2. Kaizen przepływu

Strategia ta polega na doskonaleniu przepływu informacji oraz środków produkcji, np. surowców, materiałów. Można ją wiązać z reorganizacją całego systemu w taki sposób, by działanie każdego kanału dystrybucji było zmaksymalizowane.

Zarys historii kaizen

W Stanach Zjednoczonych, w ramach programu "Szkolenie w przedsiębiorstwie" (TWI Job Methods), opracowano system polegający na usprawnieniu pracy metodą małych kroków. W podejściu tym nie zachęcano do dużych, radykalnych zmian w osiąganiu pożądanych celów. O wiele lepsze efekty, jak uważano, przynoszą drobne poprawki. Najlepsze są takie, które mogłyby zostać wdrożone tego samego dnia.

Głównym powodem opracowania nowej metody był fakt, iż w czasie II wojny światowej nie było ani czasu, ani zasobów na duże i innowacyjne zmiany w produkcji sprzętu wojennego. Istotą nowego podejścia było więc zmniejszenie wykorzystania istniejących technologii oraz zasobów kadrowych.

Po II wojnie światowej, w ramach planu Marshalla, wraz z amerykańskimi siłami okupacyjnymi do Japonii przybyli eksperci, którzy mieli pomóc w odbudowie tamtejszego przemysłu. W CCS (Civil Communications Section) opracowano program szkoleniowy w zakresie zarządzania, który nauczał m.in. statystycznych metod kontroli. Homer Sarasohn i Charles Protzman prowadzili ten kurs w latach 1949-1950. Sarasohn zlecił W. Edwardsowi Demingowi dalsze szkolenie w zakresie metod statystycznych.

Sekcja Ekonomiczno-Naukowa (ESS) miała również za zadanie poprawić japońskie umiejętności w zakresie zarządzania, a Edgar McVoy odegrał kluczową rolę we wprowadzeniu w Japonii Training Within Industry (TWI) w 1951 r. Grupa ESS prezentowała film szkoleniowy przedstawiający trzy programy "J": instrukcje pracy (ang. Job Instruction), metody pracy (ang. Job Methods) oraz relacje z pracą (ang. Job Relations). Film nosił tytuł Poprawa w czterech krokach (ang. Improvement in Four Steps), co po japońsku brzmiało: Kaizen eno Yon Dankai.

W 1960 roku, za wdrożenie kaizen w Japonii, cesarz tego kraju przyznał dr Demingowi Order Świętego Skarbu. Następnie Japoński Związek Naukowców i Inżynierów (JUSE) ustanowił doroczne nagrody Deminga za osiągnięcia w dziedzinie jakości i niezawodności produktów.

18 października 1989 roku JUSE przyznała firmie Florida Power & Light Co., z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, nagrodę Deminga za wyjątkowe osiągnięcia w zakresie zarządzania procesami i kontrolą jakości.